Politique d'Exécution – BeeVisible (Octobre 2024)

1. Portée

Cette politique d'exécution s'applique à tous les clients de BeeVisible, toute personne physique ou morale souscrivant à nos services, ainsi qu'à nos prestataires de services freelances. Elle concerne également toute partie contractante qui collabore avec BeeVisible pour la fourniture des services de visibilité en ligne, y compris les sous-traitants et partenaires technologiques. Cette politique s'étend aux activités réalisées dans le cadre des services offerts par BeeVisible, qu'elles soient effectuées au Canada, ou en Europe.

2. Définition de la Politique d'Exécution

La Politique d'Exécution de BeeVisible est un ensemble de règles et de processus régissant la manière dont nous délivrons nos services de visibilité en ligne à nos clients. Elle définit les phases de travail, les engagements contractuels, les responsabilités de chaque partie, ainsi que les mesures de suivi des performances. Cette politique garantit que les services fournis par BeeVisible, en collaboration avec des prestataires freelances, respectent les normes professionnelles, légales et réglementaires applicables.

3. Cas d'Application de la Politique

Cette politique d'exécution s'applique dans les cas suivants :

Lorsque BeeVisible s'engage à fournir des services de référencement local, de gestion de la visibilité en ligne, ou de toute autre prestation liée à la présence numérique du client.Lorsqu'un client souscrit à un service ou abonnement proposé par BeeVisible.Lorsqu'un contrat est signé entre BeeVisible et un client ou un prestataire de services freelance.Lorsque des actions correctives sont nécessaires suite à des résultats ne correspondant pas aux objectifs prédéfinis.Lorsqu'une révision ou modification des termes contractuels devient nécessaire, conformément aux clauses prévues.

4. Nos Phases d'Exécution

4.1. Audit de Visibilité en Ligne (Premier Contact)

Nous réalisons un audit détaillé de la visibilité en ligne, incluant une analyse du profil Google Business Profile du client. Cet audit nous permet de proposer un plan d'action personnalisé.

4.2. Onboarding Client (Validation du Contrat)

L'accord commercial entre le client et BeeVisible est validé lorsque le client coche une case sur le bon de commande du service choisi, attestant ainsi avoir lu et accepté les Conditions Générales de Vente (CGV) de BeeVisible. Cette acceptation constitue l’engagement mutuel concernant les termes et conditions applicables aux services fournis.Un courrier électronique confirmant l’adhésion à nos services est envoyé au client dès validation de sa commande ainsi qu’un second courrier électronique lui délivrant immédiatement l’accès à notre plateforme et aux outils mis à sa disposition dans le cadre de la prestation.Le client sera ensuite invité à compléter un questionnaire d'onboarding pour nous fournir les informations essentielles à la bonne réalisation de la prestation.

4.3. Phases de la prestation

La prestation réalisée par BeeVisible est composée de plusieurs phases interdépendantes entre elles mais dont l’ordre de priorité peut varier selon le cas ou selon la période. Elles seront dans tous les cas réalisés dans les 6 premiers mois de collaboration avec le client.

Les voici résumées :

Production Initiale (Semaine 1)

Nous créons les comptes clients, réalisons une étude de mots-clés et configurons les plateformes (Google My Business, sites web locaux, etc.) pour une intégration rapide.

Présentation de la Feuille de Route (lors du 1er rendez-vous avec le client)

Nous validons la feuille de route avec le client, en précisant les mots-clés, le nom de domaine et les actions à entreprendre, tout en ajustant les stratégies SEO locales.

Création de Contenus et Lancement de Campagnes (Mois 1)

Nous lançons des campagnes SEO personnalisées, en créant du contenu optimisé à l’aide d’outils d'intelligence artificielle et en assurant une gestion proactive des avis clients.

Suivi et Ajustement des Stratégies (Mois 5-6)

Un suivi continu est réalisé à l'aide de KPI (indicateurs de performance clés), tels que le trafic web, le nombre d’avis et les conversions. Les stratégies sont ajustées en fonction des résultats observés et partagées avec le client lors de rapports mensuels.

Consolidation et Analyse à Long Terme (Mois 7-12)

Nous consolidons les gains de visibilité à travers des actions de fidélisation et d’analyse des performances à long terme. Ces actions visent à assurer une croissance durable de la présence en ligne des entreprises clientes.

5. Indicateurs de Performance (KPI)

Les principaux KPI que nous suivons pour évaluer la performance des campagnes incluent :

Classement dans Google My Business.Nombre et qualité des avis clients.Trafic en ligne.Taux de conversion (prospects/clients).Taux de satisfaction client.

6. Conditions d'Annulation

6.1. Annulation par le Client

Le client peut résilier son abonnement mensuel à tout moment, sous réserve de fournir un préavis écrit de 30 jours. Cette résiliation doit être formalisée par un courriel avec accusé de réception adressé à l'équipe de BeeVisible. La résiliation ne sera effective qu'à la fin de la période de facturation en cours.

6.2. Frais d'Annulation

Si la résiliation intervient après le début de la phase de production, le premier mois d’abonnement est dû en intégralité, ainsi que les frais initiaux liés à la configuration, la création de comptes, ou le lancement de campagnes. Ces frais sont considérés comme des services rendus et ne sont pas remboursables.

6.3. Annulation par BeeVisible

BeeVisible se réserve le droit de résilier un contrat avec un client en cas de non-paiement, d'infraction aux termes du contrat, ou de comportement nuisible ou déloyal. Dans ce cas, un préavis de 30 jours sera également respecté, sauf si des circonstances exceptionnelles nécessitent une résiliation immédiate (ex. : fraude ou abus manifeste).

6.4. Suspension Temporaire des Services

En cas de problème temporaire, tel qu'un retard de paiement ou un différend concernant les livrables, BeeVisible peut choisir de suspendre temporairement les services plutôt que de procéder à une résiliation. Cette suspension sera communiquée au client, qui disposera de 10 jours ouvrés pour remédier à la situation. Pendant cette période, les services sont interrompus, mais les obligations financières restent en vigueur.

6.5. Droits en Cas de Résiliation

Lorsqu’une résiliation est demandée par le client ou par BeeVisible, toutes les données ou contenus créés ou optimisés, y compris, mais sans s'y limiter, les études de mots-clés, la fiche Google du client, les productions de textes SEO, les campagnes SEO, et toute autre ressource étant déjà la propriété initiale du client, restent accessibles au client, sous réserve que les obligations financières soient respectées. BeeVisible n'est pas tenue de conserver ces données au-delà de 60 jours après la résiliation, sauf si le client en fait une demande explicite avant ce délai. Cependant, tout contenu créé à travers les outils de BeeVisible demeurera la pleine propriété de BeeVisible.

7. Politique de Remboursement

7.1. Remboursements Limités

Les remboursements ne sont pas possibles pour les services déjà rendus, sauf dans des cas exceptionnels où une erreur manifeste de BeeVisible aurait eu un impact négatif significatif sur la prestation fournie. Les demandes de remboursement doivent être soumises par écrit dans un délai de 15 jours suivant la fin du mois de service concerné.

7.2. Examen au Cas par Cas

Chaque demande de remboursement est examinée au cas par cas par le département Administration et Finances de BeeVisible. Seuls les frais liés aux erreurs ou omissions techniques identifiables, qui sont jugées comme n’ayant pas été corrigées dans un délai raisonnable, pourront donner lieu à un remboursement partiel. Les frais de configuration ou de création (ex. : mise en place de campagnes SEO, création de sites web, création de contenu) sont non remboursables, car ils sont considérés comme des services déjà rendus.

7.3. Absence de Remboursement pour Interruption de Service

En cas de suspension des services due à un non-paiement ou à une autre violation des conditions du contrat par le client, aucun remboursement ne sera accordé pour les périodes d'inactivité. Le client reste tenu de régulariser la situation pour bénéficier à nouveau des services.

7.4. Cas de Force Majeure

En cas d'interruption des services due à un événement de force majeure (ex. : catastrophes naturelles, pandémies, conflits, …), BeeVisible ne sera pas tenue d'offrir un remboursement. Cependant, nous nous engageons à informer le client de toute interruption et à proposer des solutions alternatives ou un report des prestations.

7.5. Compensation

Si une erreur ou une omission est constatée et reconnue par BeeVisible, l'entreprise s'engage à corriger cette erreur ou à réaliser l'action omise dans les meilleurs délais. Si nécessaire, et selon le cas, BeeVisible pourra proposer une compensation sous forme de prestations supplémentaires (ex. la prolongation d'une campagne SEO, la réalisation d'un audit supplémentaire gratuit, ou la création de contenu additionnel) plutôt qu'un remboursement financier.

8. Livraison et Délais de Livraison

8.1. Délai Indicatif

Les délais de livraison des prestations fournies par BeeVisible sont donnés à titre indicatif. Bien que nous mettons tout en œuvre pour respecter les échéances convenues, ces délais peuvent varier en fonction de la complexité des services et des informations fournies par le client. Les délais estimés seront communiqués lors de la signature du contrat ou de la présentation de la feuille de route. De plus, l'ordre d'exécution des actions peut être ajusté en fonction du contexte, tel que des révisions de procédures internes ou des mises à jour majeures des outils externes (ex. : modifications importantes des algorithmes Google).

8.2. Retards Imputables au Client

Le client est tenu de fournir à BeeVisible toutes les informations nécessaires à l’exécution des services dans les délais. Tout retard, omission ou fourniture de données incomplètes peut entraîner un allongement des délais initiaux sans que BeeVisible ne soit tenue responsable de ce retard. Le client sera informé des ajustements nécessaires au calendrier initial.

8.3. Cas de Force Majeure

BeeVisible ne pourra être tenue responsable des retards de livraison ou de l’impossibilité de fournir les services en cas de force majeure, tel que défini par la loi (ex. : catastrophes naturelles, pandémies, conflits sociaux, cyberattaques, etc.). Dans ce cas, nous nous engageons à informer le client dès que possible et à convenir, si nécessaire, d’un nouveau délai de livraison.

8.4. Suspension des Services

En cas de retard de paiement de la part du client, BeeVisible se réserve le droit de suspendre l'exécution des services jusqu'à la régularisation de la situation. Les délais de livraison seront alors prolongés d'une durée équivalente à la période de suspension.

8.5. Notification en Cas de Retard

Si BeeVisible est incapable de respecter les délais convenus pour des raisons qui lui sont imputables, le client sera informé dans les plus brefs délais. Si le retard dépasse 15 jours ouvrés, le client pourra notifier BeeVisible par écrit et convenir d'une nouvelle date de livraison. Si, malgré cela, le retard persiste au-delà de 15 jours ouvrés supplémentaires, le client pourra résilier le contrat pour la prestation concernée, sans frais supplémentaires.

9. Conformité Juridique et Réglementaire

9.1. Protection des Données Personnelles (Canada et Europe)

BeeVisible s'efforce de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) au Canada et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en Europe. Nous travaillons activement à garantir que le consentement des clients soit obtenu de manière explicite avant la collecte de données personnelles, et nous mettons en place des mesures pour assurer la sécurité de ces informations. Nos clients ont la possibilité de demander l'accès, la modification ou la suppression de leurs informations à tout moment. Nous continuons d'améliorer nos pratiques afin de garantir la pleine conformité avec ces réglementations.

9.2. Marketing Électronique (CASL - Canada)

En ce qui concerne la Législation canadienne anti-pourriel (CASL), BeeVisible met en œuvre des efforts pour que toutes nos communications électroniques commerciales respectent les exigences de consentement. Nos communications incluent toujours une option claire de désabonnement. Nous nous engageons à continuellement adapter nos pratiques pour respecter pleinement la législation en vigueur et assurer que nos destinataires reçoivent uniquement les messages pertinents avec leur consentement.

[NB : Un audit interne est en cours pour améliorer nos pratiques de marketing électronique, et nous nous engageons à traiter rapidement toutes les demandes de désabonnement ou de rétractation du consentement afin de minimiser toute sollicitation non désirée.]

9.3. Conformité Contractuelle

Tous nos contrats respectent les dispositions du Code civil du Québec et les lois commerciales canadiennes. Nous garantissons des engagements clairs quant aux délais, aux livrables et aux responsabilités de chaque partie.

10. Conditions de Travail et Sous-traitance

BeeVisible n’emploie pas directement de salariés mais collabore avec des prestataires externes. Les prestations sont sous-traitées à des prestataires qualifiés, sélectionnés pour leur expertise. BeeVisible reste responsable de la qualité des services fournis par ces prestataires.

11. Plan d'Urgence et Mesures Correctives

En cas de non-atteinte des objectifs définis, nous mettons en place les actions correctives suivantes :

Ajustement des campagnes SEO locales et optimisation des mots-clés.Augmentation des avis en ligne via des campagnes ciblées.Renforcement du suivi avec des échanges plus fréquents avec le client et rapports détaillés.

12. Responsabilité et Obligations

BeeVisible s’engage à une obligation de moyens. Bien que nous mettions tout en œuvre pour atteindre les objectifs fixés, nous ne garantissons pas de résultats spécifiques (ex. : classements ou conversions). Notre responsabilité est limitée aux montants des prestations effectuées.

13. Modification et Révision de la Politique

BeeVisible se réserve le droit de modifier cette politique d'exécution à tout moment pour s'adapter aux changements législatifs, technologiques ou commerciaux. Toute modification sera communiquée aux clients au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le client aura le droit de résilier le contrat s'il n'accepte pas les modifications, moyennant un préavis écrit. En l'absence de notification contraire, la politique révisée sera considérée comme acceptée.

14. Conclusion

La politique d'exécution de BeeVisible vise à garantir une prestation de services de haute qualité, fondée sur la transparence, la flexibilité et la conformité aux exigences légales et réglementaires. Nous nous engageons à offrir à nos clients un accompagnement sur mesure, tout en maintenant une exécution rigoureuse à chaque étape du processus. En collaboration avec nos prestataires freelances, nous nous efforçons d’adapter constamment nos stratégies pour assurer une visibilité en ligne optimale, tout en respectant les attentes et objectifs de chaque client. Cette politique évoluera en fonction des besoins de nos clients et des changements dans le cadre législatif, afin de toujours offrir un service pertinent et efficace.